【無料テンプレ】Googleスプレッドシートで備品管理表を作る方法(在庫切れ・返却遅れが自動でわかる)

「プロジェクターを誰が持っていったかわからない」「コピー用紙が切れてから気づく」。ひとりで総務を担当していると、備品の管理は後回しになりがちです。

この記事では、Googleスプレッドシートで在庫が少なくなったら「補充」、返却予定日を過ぎたら「返却遅れ」と自動で表示される備品管理表の作り方を説明します。関数は3つだけで、下の表と数式をコピーすれば15分ほどで作れます。

この記事で作る表

※ 2行目以降はサンプルです。「判定」列(K列)だけが関数で、ほかは手で入力します。

できることは次の3つです。

• 消耗品:数量が最低数量を下回ると「補充」と表示される
• 貸し出す機器:返却予定日を過ぎても「貸出中」のままだと「返却遅れ」と表示される
• 一覧の上部:「補充」と「返却遅れ」の件数がひと目でわかる

手順1:見出しの行を作る

新しいスプレッドシートを開き、1行目に次の見出しを入力します。下の行をコピーしてA1セルに貼り付けると、列ごとに分かれて入ります。

管理番号	品名	分類	保管場所	数量	最低数量	状態	貸出先	貸出日	返却予定日	判定	備考

見出しの行は「表示」→「固定」→「1行」で固定しておくと、下にスクロールしても見出しが残って便利です。

各列の考え方

• 管理番号:備品にシールで貼る番号です。「BH-001」のように、頭に記号を付けて連番にすると探しやすくなります。
• 最低数量:この数を下回ったら補充する、という目安です。消耗品以外(機器など)は、普段置いておく台数を入れてください。
• 状態:「在庫」「貸出中」「修理中」「廃棄済」の4つから選ぶようにします(手順3で設定します)。

手順2:「判定」列に関数を入れる

K2セルに次の数式を入れます。

=IF(B2="","",IF(AND(G2="貸出中",J2<>"",J2<TODAY()),"返却遅れ",IF(AND(E2<>"",F2<>"",E2<F2),"補充","OK")))

この数式は、上から順に次のように判定しています。

1. 品名(B列)が空なら、何も表示しない
2. 状態が「貸出中」で、返却予定日が今日より前なら「返却遅れ」
3. 数量と最低数量の両方が入っていて、数量が最低数量より少なければ「補充」
4. どれにも当てはまらなければ「OK」

K2セルを選び、右下の小さな四角を下にドラッグすると、下の行にも同じ数式がコピーされます。100行ほどコピーしておけば、備品が増えても大丈夫です。

TODAY() は、スプレッドシートを開くたびに今日の日付に変わる関数です。そのため、返却予定日を過ぎた翌日から自動で「返却遅れ」に変わります。

手順3:「状態」列をプルダウンにする

入力の表記ゆれ(「貸し出し中」「貸出し中」など)があると、手順2の判定が正しく動きません。G列は選ぶだけで入力できるようにしておきます。

1. G2セルからG100セルまでを選ぶ
2. 「データ」→「データの入力規則」→「ルールを追加」を押す
3. 条件で「プルダウン」を選び、在庫、貸出中、修理中、廃棄済 の4つを入力する
4. 「完了」を押す

同じやり方で、C列(分類)を「消耗品」「機器」「家具」などのプルダウンにしておくのもおすすめです。

手順4:要注意の行に色を付ける

「補充」と「返却遅れ」の行に色が付くと、表を開いた瞬間に気づけます。

1. A2セルからL100セルまでを選ぶ
2. 「表示形式」→「条件付き書式」を開く
3. 「セルの書式設定の条件」で「カスタム数式」を選び、次の式を入れる

=$K2="返却遅れ"

4. 書式スタイルで背景色を薄い赤にして、「完了」を押す
5. 「条件を追加」を押し、同じように次の式で背景色を薄い黄色にする

=$K2="補充"

式の $K2 の「$」は、「どの列にいてもK列を見る」という意味です。これを付けないと、行全体に色が付きません。

手順5:件数の集計を上に置く(任意)

備品が増えてきたら、別のシートに集計を置くと便利です。シートを追加して、次のように入力します(備品の一覧のシート名が「シート1」の場合)。

COUNTIF は、条件に合うセルの数を数える関数です。シート名を「備品一覧」などに変えた場合は、数式の中の シート1 も同じ名前に書き換えてください。

うまく動かないとき

• 「返却遅れ」にならない:返却予定日が日付ではなく文字として入っている可能性があります。セルを選んで「表示形式」→「数字」→「日付」にし、2026/11/05 の形で入れ直してください。
• 全部「OK」になる:数量や最低数量が全角数字になっていないか確認してください。半角で入れ直すと直ります。
• 「#ERROR!」と出る:数式をコピーしたときに、引用符(“)が全角の「”」に変わっていることがあります。数式を貼り直してください。

生成AIで自分の職場向けに直す

列を増やしたり減らしたりしたいときは、生成AI(ChatGPT、Gemini、Claude など)に次のように頼むと、数式を書き直してもらえます。

Googleスプレッドシートで備品管理表を作っています。
列は A:管理番号 B:品名 C:分類 D:保管場所 E:数量 F:最低数量 G:状態 H:貸出先 I:貸出日 J:返却予定日 K:判定 L:備考 です。
K列には、返却予定日を過ぎた貸出中の備品に「返却遅れ」、数量が最低数量以下の備品に「補充」と出る数式が入っています。

ここに「M:点検日」の列を追加し、点検日から1年以上たった備品に「点検」と出るよう、K2の数式を書き直してください。
優先順位は 返却遅れ → 点検 → 補充 → OK の順にしてください。

ポイントは、今ある列の並びと、何をしたいか(優先順位も)を具体的に書くことです。AIが出した数式は、必ず2〜3行のサンプルで正しく判定されるか確かめてから使ってください。

まとめ

• 見出し12列と、判定用の数式1つで、備品管理表の基本は作れます。
• 「状態」列をプルダウンにすると、表記ゆれによる判定ミスを防げます。
• 条件付き書式で色を付けると、開いた瞬間に要注意の備品がわかります。

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この記事は生成AIで下書きを作成し、手順・数式・テンプレの動作を確認したうえで公開しています。AI利用方針